Implementasi EIS di PT. Indah Kiat Pulp and Paper

Implementasi Executive Information System pada PT. Indah Kiat
Pulp and Paper Tangerang Mill

Oleh : Chrisna Prihayanto, Hendra Tantono, Robby Suhasen

Abstrak

PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill merupakan perusahaan manufaktur yang berdiri sejak tahun 1978. Menjadi pabrik kertas nomor satu di dunia dan terus melampaui kepuasan pelanggan dengan terus menerus melakukan perbaikan berkesinambungan, merupakan visi dan misi yang diemban perusahaan. Dengan menimbang visi dan misi perusahaan, pangsa pasar dan peluang ekspansi, banyaknya pesaing yang bermunculan, maka diperlukan analisa mendalam mengenai situasi pasar, kebijakan pemerintah, kendala di lapangan dan kekuatan pesaing. Untuk itulah, system informasi eksekutif diperlukan untuk memenuhi harapan perusahaan dalam mencapai visi dan misi dengan memanfaatkan berbagai informasi internal maupun informasi exsternal yang secara actual, cepat dan terpercaya.

Kata Kunci

Beberapa kata kunci pada karya tulis berjudul Implementasi Eksekutif Information System pada PT Indah Kiat Tangerang Mill ini adalah Eksekutif Information System (EIS), Eksekutif, Critical Success Factor (CSF), Management by Exception (MbE), Modal Mental, Data Warehouse, Drill Down, System Integrated, Future Simulation, Benchmark Feature.

EIS singkatan dari Eksekutif Information System merupakan suatu kombinasi antara Management Information System (MIS) dengan Decision Support System (DSS) dan Artificial Intelegent yang menyediakan informasi internal dan eksternal untuk membantu pihak eksekutif dalam mengidentifikasikan dasar suatu masalah dan mencari jalan keluarnya. Sistem Informasi Eksekutif berfungsi untuk memberikan informasi mengenai kinerja organisasi, informasi keuangan, statistic industri, dan situasi pasar terkini untuk dijadikan sebagai patokan dalam mengambil keputusan oleh pemimpin sesuai dengan visi dan misi organisasi.

Terdapat 3 (tiga) teknik dalam SIE yang menjadi pertimbangan bagi eksekutif dalam memutuskan suatu kebijakan dan langkah strategis , yaitu :
a. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)
Merupakan factor yang menentukan keberhasilan dari segala jenis kegiatan yang dilakukan
oleh organisasi oleh eksekutif.
b. Management by Exception (MbE)
Membandingkan kinerja dengan target yang sudah ditetapkan sebelumnya, menganalisa,
mempelajari factor yang menentukan ketidaktercapainya suatu target dan mencari
pemecahan masalahnya agar dapat diperbaiki pada periode selanjutkan sehingga target
yang telah ditentukan dapat dicapai.
c. Modal Mental
Kemampuan mengolah dan memanfaatkan secara efektif setiap informasi yang diperoleh
dan dipergunakan semaksimal mungkin dalam memutuskan dan melaksanakan suatu
kebijakan.

Beberapa manfaat EIS dilihat dari karakteristiknya :
a. berdasarkan kualitas informasi yang diberikan
- fleksibel
- menghasilkan informasi yang benar
- menghasilkan informasi yang up to date.
- menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pihak eksekutif
- menghasilkan informasi yang lengkap
b. Berdasarkan user interface
- menggunakan interface yang mudah digunakan
- termasuk didalamnya interface yang berupa grafik-grafik
- menyediakan keamanan dan kerahasiaan atas akses ke informasi
- bisa diakses dari berbagai tempat
- penggunaan keyboard yang sedikit karena akan lebih sering menggunakan mouse,
touch screen, touch pad.
c. Kemampuan teknis
- akses yang secara menyeluruh ke semua informasi
- Menyoroti indikator masalah
- Hypertext dan Hypermedia
- Informasi yang diberikan dalam model hirarki
- Menggabungkan antara grafik dan text dalam tampilan yang sama
- Menunjukan trend, rasio dan deviasi dair perusahaan
- Menyediakan akses ke data-data yang lalu dan saat ini
- Memberikan informasi dengan level-level yang detil (drill down)
d. Keuntungan
- Memfasilitasi pencapaian tujuan perusahaan
- Memudahkan akses atas informasi-informasi yang ada dalam perusahaan
- Membuat user semakin produktif
- Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
- Menghemat waktu
- Menghasilkan competitive advantage
- Memberikan antisipasi yang cepat terhadap suatu masalah atau kesempatan yang terjadi di
dalam perusahaan
- Menemukan penyebab dari suatu masalah
- Menemukan kebutuhan-kebutuhan eksekutif.

Kondisi Implementasi EIS Saat ini di dalam Organisasi
Sistem Informasi Eksekutif pada perusahaan ini sudah mulai diimplementasi sejak beberapa tahun silam dan sampai sekarang masih terus dikembangkan secara berkesinambungan agar dapat memenuhi harapan dari para eksekutif. Sistem Informasi Eksekutif pada perusahaan ini menggunakan tool SAP dari Jerman, yang merupakan system EIS berorientasi system business.
Sistem Informasi Sistem ini diintegrasikan pada semua bidang, mulai dari bagian Mill Service, Accounting, Business, Engineering, Produksi, sampai ke bagian Finishing. Melalui system informasi ini, semua proses produksi dimulai dari transaksi barang masuk dan barang keluar, transaksi keuangan dan pembayaran, transaksi perpindahan barang baku sampai barang jadi, semua menggunakan system SAP sehingga data hasil transaksi yang diinput dapat diolah menjadi informasi yang berguna bagi eksekutif dalam mengambil keputusan.

Ada beberapa alasan diperlukannya Sistem Informasi Eksekutif :
a. Alasan yang bersumber dari luar organisasi
Seiring dengan berjalannya waktu, pesaing pesaing semakin bermunculan mengikuti suksesnya suatu usaha. Para pesaing yang muncul merupakan hambatan dan tantangan bagi organisasi untuk terus berkembang dengan cara proaktif dalam usaha mencari informasi yang cukup akurat mengenai kekuatan pesaing. Hal ini perlu dilakukan untuk meningkatkan daya jual suatu organisasi dengan tetap menjunjung tinggi sportifitas dan kompetisi usaha yang sehat.
b. Alasan yang bersumber dari dalam organisasi
Informasi eksternal mengenai kekuatan pesaing perlu dipelajari, tetapi kekuatan internal dari suatu organisasi juga perlu dipahami. Data data berupa statistic penjualan, bagan bagan pengeluaran tahunan, dan grafik keuangan organisasi merupakan hal hal yang cukup kritis dalam mengambil keputusan. Untuk itulah dibutuhkan informasi yang akurat, terkini dengan memperhatikan aspek aspek kecepatan pengolahan data oleh system informasi eksekutif agar proses pengambilan keputusan dapat berjalan efektif dan efisien sehingga visi dan misi organisasi dapat tercapai.

Dapat disimpulkan, tujuan dari Sistem Informasi Eksekutif adalah untuk menghasilkan informasi terkini dari dalam dan luar organisasi yang dipergunakan untuk meningkatkan kinerja suatu organisasi dengan memfokuskan tujuan pada visi dan misi organisasi.

Terdapat 3 (tiga) peran utama penerapan Sistem Eksekutif Informasi dalam bisnis, yaitu :
1. Mendukung Proses Bisnis
Proses Bisnis merupakan aktifitas yang dilakukan oleh tingkat operator dimana pada aktivitas ini dilakukan proses pencatatan transaksi bisnis dimulai dari pemesananan barang, penerimaan barang, perbaikan mesin, pergerakan dana operasional, pencampuran bahan dasar produksi sampai kepada barang jadi dan pengiriman barang jadi melalui gudang barang jadi ke konsumen. Secara garis besar, semua transaksi yang menyangkut proses produksi akan dicatat melalui system SAP dan disimpan di server.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan
Data yang telah dicatat secara berkesinambungan akan ditampung oleh server pada data warehouse yang nantinya akan diolah kembali dengan teknik data mining sesuai informasi yang diinginkan oleh eksekutif.
3. Mendukung Strategi untuk keunggulan kompetitif
Informasi yang merupakan kumpulan data transaksi yang dicatat oleh operator dan diolah dengan teknik data mining akan menjadi patokan atau landasan bagi eksekutif dalam mengambil keputusan bisnis.

Karakteristik suatu system informasi eksekutif sesuai kebutuhan yang dianut oleh Teknik Informasi mencakup:
1. Executive Friendly
Suatu Sistem Informasi Eksekutif mempunyai karakteristik yang mudah dipelajari dan informasi yang ditampilkan disesuaikan dengan sudut pandang eksekutif sehingga dapat mempermudah eksekutif dalam mengambil keputusan
2. Feature Undo
Fasilitas undo merupakan suatu fasilitas untuk kembali ke halaman sebelumnya. Hal ini perlu dilakukan oleh eksekutif untuk membandingkan informasi yang ditampilkan oleh system informasi eksekutif sebagai pertimbangan sebelum mengambil keputusan berdasarkan teknik analisa factor penentu keberhasilan suatu keputusan dengan membandingkan simulasi data.
3. Online Help Availability
Fasilitas online help sangat diperlukan mengingat kompleksnya suatu system informasi eksekutif ynag dirancang khusus untuk mengolah data dari data warehouse untuk menghasilkan informasi. Semakin kompleksnya suatu program, tidka tertutup kemungkinan timbulnya masalah menyangkut penggunaan system informasi eksekutif. Diharapkan dengan adanya fasilitas online help, eksekutif dapat langsung menghubungi bagian system support melalui fasilitas online help sehingga dapat menghemat waktu yang cukup banyak bagi eksekutif dalam memahami dan menganalisa informasi yang ditawarkan oleh system untuk mencapai tujuan organisasi.
4. Graphic Oriented Information
Selain informasi yang akurat dari hasil mengolah data, laporan dan tampilan informasi dari system informasi eksekutif juga berupa grafik dimana semua informasi diharapkan dapat tercakup dalam satu grafik sehingga eksekutif dapat memanfaatkan laporan dan tampilan informasi dari system tanpa perlu menyita waktu dalam membaca setiap laporan yang ditawarkan system.
5. Effective Processing Process
Dari semua karakteristik yang sudah dijelaskan di atas, proses data yang efektif dari sisi waktu juga menjadi perhatian yang cukup kritis. Kecepatan proses suatu data sangat menentukan keberhasilan dari suatu proses pengambilan keputusan.

Format Data yang disediakan oleh system eksekutif informasi juga mendapat perhatian yang cukup penting, berikut karakteristik data yang dibutuhkan oleh system eksekutif informasi :
1. Highly Summarized Data
Informasi yang ditawarkan oleh system informasi eksekutif merupakan informasi rangkuman sehingga memudahkan eksekutif dalam mengambil keputusan dengan mengambil kesimpulan berdasarkan hasil rangkuman dari keseluruhan transaksi yang telah diolah melalui data warehouse.
2. Drill Down
Informasi yang ditawarkan system information eksekutif dapat memungkinkan melihat secara detail rangkuman yang telah ditampilkan oleh system informasi eksekutif. Hal ini terkadang dilakukan saat eksekutif menilai gejolah grafik informasi yang ditampilkan kurang meyakinkan sehingga dinilai perlu untuk melihat penyebab dari pergerakan grafik yang kurang seimbang agar dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan bisnis.
3. System Integrate
Fasilitas ini memungkinkan eksekutif untuk mengetahui data transaksi secara online sehingga dapat membantu analisa oleh eksekutif dengan memanfaatkan data yang sedang berjalan untuk dijadikan tolok ukur dalam mendukung informasi yang diterima oleh eksekutif melalui sumber informasi lain.
4. Future Simulation
Fasilitas future simulation merupakan salah satu fasilitas penting dan paling sering diakses oleh eksekutif mengingat kemampuan dari system informasi ini untuk mengolah, memprediksi dan menampilkan pergerakan grafik beberapa tahun mendatang berdasarkan data data yang sudah ada sebelumnya. Tentunya grafik yang ditampilkan tidaklah bersifat baku, tetapi lebih kepada prediksi kasar perkembangan bisnis suatu organisasi.
5. Benchmark Feature
Benchmark merupakan salah satu fasilitas yang berfungsi untuk membandingkan kinerja organisasi dengan kinerja organisasi sejenis lain berdasarkan data data yang dikeluarkan oleh lembaga statistic nasional. Fasilitas ini dipergunakan oelh eksekutif yang berusaha mengukur kekuatan organisasi yang dipimpinnya dengan organisasi saingan. Hal ini bertujuan sebagai patokan dalam mengambil langkah startegis untuk mencapai sasaran organisasi yang telah ditetapkan bersama.

Eksekutif Information System digunakan oleh semua pihak dalam suatu organisasi, pihak yang terkait dengan penggunaan system informasi eksekutif ini, terbagi beberapa diantaranya :

1. Eksekutif
2. Staff Data Analysis
3. Staff Operasional

Secara kesimpulan, system informasi eksekutif dipergunakan oleh para eksekutif dengan melibatkan tingkat operasional untuk pencatatan transaksi harian dan juga melibatkan tingkat data analis di bagian data warehouse untuk mengolah data menjadi informasi yang akhirnya akan dipergunakan oleh eksekutif dalam mengambil keputusan.

Pokok kegiatan organisasi berpusat pada manufaktur kertas yang ditujukan pada pasar internasional dengan memanfaatkan fasilitas pengiriman melalui kapal di pelabuhan Merak. Produk yang dihasilkan oleh PT Indah Kiat adalah kertas specialty, yaitu kertas warna dengan ukuran sheet lebar.

Struktur organisasi dari PT Indah Kiat terbagi beberapa bagian berdasarkan fungsionalitas, adapun struktur secara vertical, yaitu :
1. Mill Service Department
a. HRD
b. Accounting
c. General Affairs
d. Material Management
e. Procurement
2. Production Department
a. Stock Preparation
b. Paper Machine
c. Finishing Converting
3. Quality Assurance Environment
a. Quality Control
b. Water Supply
c. Quality System Control
4. Business Department
a. Marketing
b. PPIC
c. Document & Logistic
d. Finished Goods Warehouse
5. Engineering Department
a. Engineering
b. Workshop

Eksekutif Informasi Sistem cukup berperan penting dalam organisasi, hal ini dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Seiring dengan semakin pesatnya laju informasi melalui fasilitas internet, maka kehausan akan informasi juga semakin terasa. Tanpa adanya system eksekutif informasi yang memadai, maka laju perkembangan suatu organisasi akan terhambat dan tidak mampu bersaing dengan competitor.
Kelemahan Eksekutif informasi system sampai saat ini masih dinilai cukup lambat dalam hal mengolah data. Hal ini sering terjadi mengingat data transaksi harian yang semakin banyak seiring dengan semakin luarnya cakupan dari suatu system informasi eksekutif yang terintegrasi pada suatu organisasi terutama organisasi besar yang mempunyai cabang di beberapa kota bahkan Negara.

Dengan menimbang kekurangan dan kelebihan dari system informasi eksekutify yang belakangan ini sering dipergunakan para eksekutif, perlu pengembangan secara terus menerus dan berkesinambungan untuk memperbauki kelemahan dari system informasi eksekutif yang dipergunakan. Diharapkan kelak, proses pengolahan data akan lebih cepat lagi dengan melakukan beberapa perubahan program agar proses perhitungan data dapat berlangsung dalam waktu yang lebih singkat denagn tetap mempertahankan keakuratan informasi yang disuguhkan kepada eksekutif.

Kondisi yang diusulkan menyangkut kinerja, fungsionalitas dan keakuratan data, kami mengajukan beberapa usulan :
1. Untuk memilah kembali data yang perlu dicatat oleh bagian staff operasional agar proses mengolah data dari datawarehouse menjadi informasi dapat lebih dipersingkat mengingat investasi teknologi untuk meningkatkan performa system informasi eksekutif masih cukup mahal.
2. Untuk tampilan user interface bagi pengguna system, diharapkan lebih informatif mengingat tujuan utama dari system informasi ekseutif, yaitu user friendly agar semua fasilitas dari system dapat dimanfaatkan secara lebih maksimal.

Kesimpulan
1. Pada dasarnya, system eksekutif informasi sudah diterapkan pada PT. Indah Kiat Pulp &
Paper Tangerang Mill, tetapi penggunaannya masih belum maksimal.
2. Perlu pembelajaran lebih dalam hal penyediaan data agar mudah dibaca dan ditelaah oleh
eksekutif.
3. User Interface dari system masih perlu dibenahi. Hal ini menyebabkan system tidak dapat
dimanfaatkan secara efektif.

Tools EIS

IMPLEMENTASI EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM PADA
HOLDING INDOVISUAL PRESENTATAMA

Kelompok : Agus Aryanto, Dian Mustika M, Edward Namotemo, Heru Wicaksono

I. ABSTRAK
Merupakan fakta di jaman teknologi modern seperti ini teknologi informasi dapat berperan besar pada semua jenis usaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan managerial, dan hubungan kerja antar grup yang dapat memperkuat daya saing mereka pada pasar saat ini yang berkembang cepat.
Untuk menjawab masalah tersebut diatas, maka Navision Merupakan sebuah software Business Solution System yang dibuat Tailor-made sehingga dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan Indovisual Presentatama yang sangat unik. Karena diharapkan dengan menggunakan NAVISION dapat mempersingkat proses bisnis.

I.i DEFINISI
a. Pengertian Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekelompok unsur yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan. Dalam hubungannya dengan sistem informasi, konsep sistem dapat dijelaskan sebagai sekelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproduksi output dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi.
b. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah sehingga mudah dipahami, memiliki arti dan nilai dan dapat digunakan untuk memecahkan masalah atau mengambil suatu keputusan.
c. Pengetian Executive
Executivre mempunyai tanggung jawab untuk membuat rencana tujuan jangka panjang dan arah strategi organisasi untuk beberapa tahun kedepan.
d. Pengertian Sistem Information Executive
SIE adalah suatu sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak executive untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis. Sistem ini dibuat untuk memudahkan para puncak memperoleh informasi penting yang mereka inginkan serta dibentuk dalam format yang mereka inginkan.


I.ii Company Profile
INDOVISIUAL adalah Holding dari beberapa unit usaha atau anak perusahaan dari proses bisnis trading, servicesing, installation dan rental. Sehingga supplay chain merupakan hal yang sangat penting dan mutlak dibutuhkan. Hal tersebut disebabkan karena satu perusahaan dengan perusahaan yang lain ada keterkaitan business atau B2B dan bisa dikatakan juga saling mensupport satu sama lain.


II. Kata Kunci : SIE, Integrated Information Technology, Customer Satisfaction, NAVISION
a. SIE
Adalah suatu bagian yang menyediakan informasi bagi executive mengenai kinerja
keseluruhan.
b. Integrated Information Technology
Menggabungkan semua sistem bisnis anak-anak perusahaan kedalam satu proses bisnis
berbasis web.
c. Customer Satisfaction
Dengan dukungan teknologi diharapkan perusahaan dapat memberikan kepuasan kepada
pelanggan. Selain itu diharapkan perusahaan juga dapat mengembangkan cara-cara baru
untuk dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan, menjalin hubungan yang baik
dengan customer dan mendapatkan customer yang baru.

III. Konsep Executive Information Sistem
Sebagai contoh pada saat akan melaunching suatu produk, biasanya Top Manajemen akan meminta report terlebih dahulu dari Divisi Marketing Research, mengenai Customer Behaviour, Penetrasi Pasar, Market Price dan Supply Chain. Selain itu perlu juga diadakan Pre-testing of equipment tujuannya supaya product yang sampai kecustomer nantinya benar-benar teruji kelayakannya. Ini semua bertujuan untuk mencapai Customer Satisfaction.

IV. Implementasi Executive Information Sistem
Perusahaan menerapkan beberapa kebijakan-kebijakan kearah tren yang sedang berkembang, diantaranya:
- Tren Industri kearah pemasok, aliansi dan jasa jaringan yang lebih kompetitif, dipercepat oleh deregulasi dan pertumbuhan internet dan World Wide Web.
- Tren Teknologi kearah penggunaan yang lebih intensif dari internet, dan teknologi nirkabel untuk menciptakan kerja internet secara local maupun global yang berkecepatan tinggi untuk akses data, gambar, audio dan video.
- Tren Aplikasi kearah penyebaran penggunaan internet , intranet perusahaan dan ekstranet antar perusahaan untuk mendukung perdagangan dan bisnis secara elektronik, kerja sama perusahaan dan keuntungan strategis dipasar lokal maupun global.

a. Pemahaman EIS
Masing-masing operator Sistem Bisnis Usaha (SBU) melalui administratornya harus disiplin dalam menjalankan role bisnis dan sistem SIE NAVISION diatas.
b. Dimana EIS Diterapkan
Disetiap unit usaha atau anak perusahaan memberikan report secara langsung maupun tidak langsung kepada bagian-bagian yang membutuhkan informasi secara web based. Itu semua ditunjang melalui adanya software NAVISION. NAVISION mempermudah proses kerja karena user friendly dan informasi selalu update (berbasis web) karena setiap cabang turut menyumbangkan informasi yang mana informasi tersebut sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan trading seperti Indovisual Presentatama.
c. Alasan atau mengapa SIE diperlukan
Dengan SIE setiap unit usaha atau anak perusahaan dapat dengan mudah berinteraksi satu dengan lainnya melalui web based sebagai media perantara. Melalui Navision Otomatisasi system informasi dari setiap department maupun unit usaha serta pelanggan dapat terdistribusikan sesuai dengan kebutuhan. Navision mampu menangani penyatuan data warehouse dari semua anak perusahaan.
d. Bagaimana SIE diperlukan
Sebagai contoh pada saat akan melaunching suatu produk, biasanya Top Manajemen akan meminta report terlebih dahulu dari Divisi Marketing Research, mengenai Customer Behaviour, Penetrasi Pasar, Market Price dan Supply Chain. Selain itu perlu juga diadakan Pre-testing of equipment tujuannya supaya product yang sampai kecustomer nantinya benar-benar teruji kelayakannya. Ini semua bertujuan untuk mencapai Customer Satisfaction.
e. Siapa yang memerlukan SIE
SIE diperlukan oleh semua staff disetiap anak perusahaan pada umumnya dan dibutuhkan juga oleh level top manajemen pada khususnya. Karena dengan SIE setiap report yang ada dimasing-masing anak perusahaan dapat langsung termonitor oleh Holding.
f. Core Bisnis atau Pokok-pokok Kegiatan Organisasi
INDOVISIUAL adalah Holding dari beberapa unit usaha atau anak perusahaan dari proses bisnis trading, servicesing, installation dan rental. Setiap transaksi yang dilakukan terecord kedalam database yang terpusat.
g. Pengelompokkan Core bisnis sesuai dengan struktur organisasi
Setiap proses bisnis dimasing-masing anak perusahaan saling berkaitan dengan anak perusahaan yang lainnya. Setiap Director dimasing-masing anak perusahaan memberikan output hasil kerja kepada top manajemen, berupa : Data Penjualan Product, Data Stock Product, Report Customer Complaint.
h. Peran SIE dan kelemahan SIE di INDOVISUAL
SIE sangat berpengaruh pada role bisnis perusahaan secara keseluruhan, karena setiap report ditiap-tiap anak perusahaan terintegrasi melaui software NAVISION.
Adapun kelemahan dari NAVISION :
- Perlu adanya training untuk karyawan.
- Perlu adaptasi dari software tersebut.
- Harga yang mahal.
- Maintenance dan Error handling dari software tersebut.
V. Kondisi yang diusulkan
- Menu dari program NAVISION dapat lebih fleksible untuk di customize.
- Dibuat menu interaktif antara customer dan service center.
- Adanya forum via web untuk customer.
VI. Kesimpulan
- Dengan menggunakan NAVISION mampu menangani penyatuan data warehouse yang
terpusat.
- Kerja masing-masing unit usaha semakin efektif dan efisien.
- Proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan tepat dan cepat

Implementasi EIS di PT Sentosa

RANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
UNTUK TIMBANGAN BAJA CELUP PADA PT SENTOSA

Penulis : Puji Kurniadi, Oktavianus Ambulengo, Adhistya Perdana , Herman Sunandar

ABSTRAK

PT. Sentosa adalah sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang pencelupan baja ringan dan penimbangan baja. Banyak perusahaan baja lainnya yang datang untuk mencelupkan baja mereka agar kembali menjadi bagus, dengan mencelupkan baja tersebut ke dalam suatu cairan, maka baja tersebut akan bertambah beratnya. Saat ini mereka masih menggunakan secara manual belum menggunakan manual secara sederhana dan belum memiliki suatu database tersendiri, sehingga kadang laporan yang dibuat masih kurang teliti dan kurang teratur. Maka perlulah dibuat suatu rancangan aplikasi Sistem Informasi Eksekutif yang didasarkan pada sistem penimbangan yang ada untuk mengelola informasi dari jenis baja yang ada baik sebelum masuk pencelupan dan sesudah baja dicelupkan. Karena pelaksanaan pemantauann di PT Sentosa belum ditunjang dengan penggunaan Teknologi Informasi, maka diperlukan rancangan aplikasi yang diharapkan dapat diimplementasikan menjadi sebuah aplikasi yang dapat memberikan informasi yang berupa laporan hasil dari proses penimbangan dari mulai baja dicelupkan dalam cairan dan sesudahnya, juga semua bentuk daftar konsumen yang ada. Sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Rancangan aplikasinya akan dibuat pada Visual Basic, DataBase dalam SQL Server dan bentuk laporan akan ditempatkan pada Crystal Report.

Kata Kunci: Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System), system penimbangan, daftar konsumen, Visual Basic.

Konsep EIS
Saat ini system yang digunakan pada PT Sentosa masih cukup sederhana sekali dan menggunakan manual serta belum ditunjang dengan sistem , serta memerlukan waktu yang lama, maka dari itu diperlukan Sistem Eksekutif Informasi yang dapat membuat sebuah system yang baru agar bisa membuat cara kerja di perusahaan akan meningkatkan efesiensi dan efektifitas. Dengan Sistem Eksekutif Informasi dapat diterapkan pada PT Sentosa, dengan konsep ini maka bisa dibuat sebuah aplikasi yang dapat membantu dan mempercepat proses pengerjaan pada PT Sentosa.

Kondisi Implementasi EIS saat ini
a. Pemahaman EIS
Dengan adanya EIS pada PT Sentosa, maka semua data mengenai daftar konsumen, penimbangan baja baik dari sebelum baja di celupkan dan sesudah, serta keluar masuknya baja akan terkontrol dengan baik dan teratur. Karena semua data tersebut akan dimasukan dalam sebuah data base. Sehingga prosedur yang berada pada PT Sentosa dapat berjalan dengan baik dan teratur.

b. Dimana EIS diterapkan
EIS diterapkan pada system penyimpanan data yang berupa database. Dengan adanya system ini maka dibuat sebuah aplikasi dari bahasa pemprograman Visual Basic, database menggunakan SQL Server dan report menggunakan Crystal Report.

c. Alasan EIS diperlukan
Untuk saat ini EIS sangat diperlukan pada PT Sentosa, karena dengan system yang lebih modern maka kinerja pada PT Sentosa akan lebih maju. Karena saat ini PT Sentosa masih menggunakan pendataan secara manual, belum secara modern.

d. Siapa
Sistem EIS pada PT Sentosa akan digunakan oleh para staff dan karyawan, sehingga cara kerja mereka akan lebih teratur dan cepat, efektif dan efesien, sehingga tidak mengecewakan para pelanggan atau konsumen yang sudah percaya pada PT Sentosa.

e. Pokok kegiatan organisasi
Dengan adanya aplikasi yang dibuat maka proses untuk pendataan konsumen, daftar baja, bentuk laporan, daftar keluar masuknya truk yang membawa baja, daftar untuk berat dari baja yang sudah dicelupkan maupun yang belum, semuanya akan masuk kedalam system, sehingga dapat terkontrol dengan baik. Dari sistem tersebut juga bisa dapat membuat invoice pagi konsumen, sehingga tidak perlu membuat secara manual lagi.
Proses kerja user hanya tinggal mengimput data yang ada pada tempat-tempat yang sudah disediakan.

Untuk saat ini untuk server computer masih ditempatkan pada ruangan HR, tetapi utk kedepan akan dipisahkan, sehingga mempunyai departemen computer, sehingga server bisa ditaruh pada ruangan tersendiri dan dapat lebih optimal dikelola oleh divisi komputer.
Proses untuk produksi adalah sebagai berikut, barang datang kemudian masuk gudang untuk diproses, lalu dicatat berat baja sebelum dicelupkan dalam data base, jumlah baja yang akan dicelup serta mobil truk yang membawa juga dicatat untuk nomor truknya. Setelah baja diproses kemudian dimasukan dalam cairan, setelah dicelup maka berat akan bertambah, lalu dikeringkan kemudian baja yang sudah dikeringkan, kemudian ditimbang, setelah ditimbang kemudian didata dan dimasukan dalam database, setelah pendataan selesai maka dibuatkan invoice pembayaran dan baja dinaikan ke truk untuk diantar ke tempat konsumen.

f. Pengelompokan core bisnis sesusai dengan struktur PT Sentosa

Dengan adanya EIS maka pengelompokan core bisnis dapat dibuat pada database yang berupa daftar konsumen yang ada. Sehingga PT Sentosa dapat mengetahui siapa saja yang menjadi rekan bisnis.

g. Peran EIS dan kelemahan EIS di PT Sentosa
Peran EIS di PT Sentosa sangat berpengaruh pada kinerja karyawan dan sangat membantu.
Kelemahan pada PT Sentosa pada EIS adalah:
1. Perlu adanya training bagi karyawan yang akan menggunakan program ini
2. Perlu adanya pengenalan EIS pada karyawan
3. Memerlukan sedikit waktu yang lama bagi karyawan untuk penyesuaian.

Kondisi yang diusulkan
Membuat aplikasi yang dapat membantu dalam sistem yang ada pada PT Sentosa sehingga dapat membuat efesien dan efektif, dan untuk penyimpanan data-data dapat disimpan pada database yang dapat disetting sesuai dengan pemakai, dan data akan lebih aman dan teratur, sedangkan bentuk report dibuat dan didesain serta dapat di print dan memperoleh hasil yang baik.
System penyimpanan data dari komputer satu ke komputer lainnya dapat dibuat secara otomatis, sehingga dapat dipakai oleh user dan dapat dioperasikan di komputer lain yang terhubung dengan server pada PT Sentosa.

Kriteria TI untuk EIS:
1. Mudah digunakan dan dipelajari oleh user
2. Memiliki securiti yang aman bagi data tersebut, dan bisa dibatasi bagi pengguna
3. Memiliki kecepatan yang bagus, sehingga tidak menghambat pekerjaan.
4. Tampilan dari aplikasi dapat didesain sehingga dapat menarik.
5. Menyediakan menu help sehinga jika ada hal yang tidak dimengerti dapat dicari pada menu help.

Kesimpulan
PT Sentosa memerlukan EIS untuk membuat kinerja karyawan agar lebih efisien dan efektif. Dan dapat memberi pelayanan yang terbaik bagi rekan kerja dan konsumen.
Perbandingan setelah diterapkannya EIS pada PT Sentosa maka hasil yang dihasilkan oleh PT Sentosa akan lebih maju dibanding dengan sebelum menggunakan EIS.
Penyimpanan data lebih aman, terstruktur, data mudah di control, sehingga system yang ada dapat berjalan dengan lancar, serta dapat dioperasikan juga di komputer lain yang terhubung dengan server di PT Sentosa, sehingga user tidak perlu pulang pergi dari pabrik ke kantor admin

Selamat Mengerjakan Tugas Dengan Kesungguhan Dan Kecermatan

"......Sukses untuk Anda Semua.....Semoga dapat mengerjakan tugas perkuliahan dengan benar dan baik....."